A reunião de condomínio é algo difícil de conduzir, isso porque pode ter assuntos em pauta que provocam discussões intensas entre os presentes. Quanto maior o condomínio mais difícil lidar com todas pessoas querendo falar ao mesmo tempo, entrar em acordo, ouvir as reclamações, enfim.

Então, cabe ao presidente da assembleia a função de conduzir a reunião da melhor maneira possível, resolvendo as questões de pauta e evitando conflitos. Sabemos que pode ser uma tarefa difícil, por isso, vamos dar cinco dicas de como conduzir uma reunião sem que se perca o controle. 

Reunião de Condomínio - Como Conduzir
Reunião de Condomínio – Como Conduzir

Defina tempo para a reunião de condomínio

É a convenção condominial que estipula o período para algumas reuniões regulares, como a assembleia para eleição de síndico, por exemplo. Além disso, é interessante, ainda que não esteja no regimento, entrar em acordo sobre um horário para término da assembleia e se possível já trazer essa informação no edital de convocação.

Evite discussões sobre assuntos fora da pauta

O edital de convocação deve trazer os assuntos a serem discutidos no dia. Por isso, não podemos decidir sobre outras questões, já que não foi mencionado anteriormente no edital. Então, evite discussões sobre outros assuntos, peça licença ao condômino e prometa que isso será discutido em nova assembleia como assunto de pauta, saiba que nem tudo pode se encaixar em “assuntos gerais”.

Use ferramentas para comunicação

Na hora de votar sobre as deliberações é interessante ter em mãos ferramentas, como plaquinhas de “sim” ou “não”. Em condomínios de maior porte isso é indispensável. Além disso, você pode usar plaquinhas para reforçar quem está com a palavra, evitando interrupções e discussões desnecessárias.

Outra forma de trabalhar esse encontro é via reunião de condomínio com assembleia online, que tratamos em outro artigo de blog de nosso site, confira também.

Tenha outros mediadores

Normalmente, as convenções estipulam presidente e secretário para conduzir a reunião e elaborar a ata. Entretanto, em caso de condomínios com administradoras é possível solicitar outro presente para participar e ajudar na condução da assembleia. Elabore uma mesa mediadora da reunião. Isso ajuda a ter maior organização em caso de divergências.

Esteja preparado para a reunião

É imprescindível que o síndico, ou outro que irá presidir a reunião, esteja preparado. Isso quer dizer que deve estar com orçamentos em mãos caso a pauta seja algum serviço para aprovação, por exemplo. Além de candidatos, caso a pauta seja eleição de síndico e membros do conselho, junto aos relatórios para aprovação das contas.

São ações que ajudam não apenas a tornar a assembleia mais produtiva, como também colaboram para facilitar a vida de quem conduz a reunião. Sabemos que a situação pode sair do controle, portanto, deve-se estar preparado para que todos tenham espaço para discussão de forma apropriada.

Somado a isso, procure promover reuniões periódicas ou manter contato com os condôminos para saber se precisam levar algum assunto para a assembleia. A ocorrência de poucas reuniões durante o ano acumula assuntos não resolvidos e podem gerar certo tumulto, já que os condôminos não têm oportunidade de ter muitas reuniões. 

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Sergio Leocadio – Diretor Grupo NVS

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